Verschiedene Vorlagen
Jeder Lieferant gestaltet Rechnungen anders. Angaben stehen mal im Kopf, mal in Tabellen und mal im Fußbereich.
Invarexo · OCR & KI
Rechnungen erkennen.
Rechnungen erkennen.
Daten sicherer zuordnen.
PDFs, Scans und Belegfotos enthalten wichtige Informationen – nur nicht immer im richtigen Format. Invarexo verbindet lokale Texterkennung und einen regelbasierten Parser mit optionaler KI-Unterstützung. Die erkannten Angaben bleiben prüfbar, bevor Sie damit weiterarbeiten.
Im Büroalltag
Warum reine Texterkennung oft nicht reicht
Eine Rechnung zu digitalisieren ist erst der Anfang. Entscheidend ist, ob die benötigten Daten an den richtigen Stellen ankommen.
Schwierige Belege
Fotografierte Quittungen, Scans oder mehrseitige PDFs erschweren die automatische Auswertung.
Unsichere Zuordnung
Ein erkannter Betrag ist noch nicht automatisch der Rechnungsendbetrag. Auch Rechnungsnummer und Kundennummer können verwechselt werden.
Der Invarexo-Ansatz: Auslesen, fachlich zuordnen, Plausibilität
prüfen und erkannte Felder kontrollierbar bereitstellen – statt lediglich OCR-Text auszugeben.
Hybrid statt Entweder-oder
Lokaler Parser zuerst. KI nur bei Bedarf.
Invarexo nutzt den möglichst direkten Weg: Text aus PDFs auslesen, gescannte Inhalte per OCR erfassen und Werte regelbasiert zuordnen. Wo die Erkennung nicht ausreichend sicher ist, kann optionale KI unterstützen.
Dokument übernehmen
PDF, Scan oder Foto einzeln oder über einen vorgesehenen Importweg bereitstellen.
Text lokal auslesen
Vorhandenen PDF-Text direkt extrahieren; bei Bildbelegen lokale OCR einsetzen.
Parser und Regeln anwenden
Rechnungsfelder anhand von Mustern, Positionen und Plausibilitäten zuordnen.
Optional KI hinzuziehen
Bei schwierigen Belegen kann die Online-KI zusätzliche Hinweise für die Extraktion liefern.
Ergebnisse kontrollieren
Unklare oder abweichende Angaben prüfen und vor der Übernahme korrigieren.
Weiterverarbeiten
Daten für Dokumentenablage, E-Rechnungsformate oder nachgelagerte Buchhaltungsabläufe aufbereiten.
Was wird erkannt?
Aus einem Beleg werden zuordenbare Rechnungsinformationen
Nicht nur der Wortlaut zählt: Invarexo versucht, die Bedeutung eines Feldes zu bestimmen und Werte fachlich einzuordnen.
Typische Rechnungsfelder
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Lieferant, Anschrift und Empfängerangaben
- Netto, Umsatzsteuer und Bruttosumme
- IBAN, BIC und steuerliche Kennzeichen
- Positionen, Mengen und Einzelpreise
Warum die Kontrolle wichtig bleibt
Automatische Erkennung kann bei unklaren Layouts, schlechten Scans oder ungewöhnlichen Angaben Fehler machen. Deshalb sollen die Ergebnisse vor der buchhalterischen Nutzung geprüft werden.
- Erkannte Werte nachvollziehen
- Unsichere Angaben gezielt nachsehen
- Beträge und Steuerdaten vergleichen
- Korrekturen vor der Weitergabe vornehmen
Die Unterschiede
OCR-Programm und hybride Dokumentenverarbeitung im Vergleich
Beide Wege können sinnvoll sein. Der Mehrwert entsteht dort, wo aus erkanntem Text strukturierte Rechnungsdaten werden sollen.
| Kriterium | Reine OCR-Texterkennung | Invarexo mit Parser und optionaler KI |
|---|---|---|
| Ergebnis | Erkannter Text | Rechnungsfelder und strukturierte Daten |
| Erkennung von Beträgen | Zahlen stehen im Text | Zuordnung zu Netto, Steuer und Brutto wird versucht |
| Unterschiedliche Layouts | Textausgabe unabhängig von der fachlichen Bedeutung | Lokale Regeln; bei Bedarf zusätzliche KI-Analyse |
| Prüfbarkeit | Werte müssen manuell identifiziert werden | Erkannte Rechnungsfelder können gezielt überprüft werden |
| Weitergabe | Text oder durchsuchbares Dokument | Vorbereitung für Belegverwaltung und E-Rechnungsabläufe |
| Online-Dienste | Je nach OCR-Programm | Lokale Basisfunktionen; externe KI nur bei Nutzung dieser Option |
Vergleich mit einfacher OCR ohne integrierte Rechnungsdatenerkennung.
Spezialisierte OCR-Produkte können ebenfalls Parser und KI enthalten.
Eine Technik · zwei Einsatzbereiche
Von der Belegerkennung bis zur gesamten Abrechnung
Die Erkennung bildet die Grundlage für die Arbeit mit Eingangsbelegen. Invarexo Professional verbindet sie zusätzlich mit kaufmännischen Abläufen.
Dokumente und Rechnungsdaten verarbeiten
PDFs, Scans und Fotos erfassen, Rechnungsinformationen auslesen, kontrollieren und für strukturierte Formate oder die Ablage aufbereiten.
Auch Angebot, Rechnung und Mahnung verwalten
Die aus ZahlPro bekannten kaufmännischen Abläufe – Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Mahnwesen – ergänzen den Rechnungseingang, E-Rechnungsformate und die Dokumentenverwaltung.
Zur Datenverarbeitung: Die lokale Ablage ist
nicht gleichbedeutend damit, dass jede Funktion offline arbeitet. Bei Nutzung eines externen KI-Dienstes
können Dokumentinhalte zur Analyse übertragen werden. Maßgeblich sind die Einstellungen und die Hinweise zur
KI-Transparenz sowie zum Datenschutz.
Häufige Fragen
OCR, KI und Rechnungsdaten – kurz erklärt
Ist KI für jede Rechnung erforderlich?
Nein. Viele Dokumente lassen sich über die lokale Textextraktion, OCR und regelbasierte Zuordnung bearbeiten. KI ist eine zusätzliche Option für schwierigere Belege.
Kann Invarexo gescannte Dokumente auslesen?
Ja. Bei Bild-PDFs und Scans kann lokale OCR Text erkennbar machen. Die Qualität hängt unter anderem von Auflösung, Schärfe und Lesbarkeit des Dokuments ab.
Werden Rechnungen für die KI ins Internet gesendet?
Die lokalen Verarbeitungsschritte benötigen dafür keinen externen KI-Dienst. Wird die optionale Online-KI verwendet, können zur Analyse erforderliche Inhalte an den Dienst übermittelt werden.
Sind automatisch erkannte Werte immer richtig?
Nein. Rechnungsnummern, Summen, Steuersätze und Zahlungsangaben sollten vor der weiteren Verwendung geprüft werden – insbesondere bei schlechter Scanqualität und ungewöhnlichen Vorlagen.
Kann ich die Daten als XRechnung oder ZUGFeRD nutzen?
Invarexo unterstützt die Aufbereitung von Rechnungsdaten für diese Formate. Für eine korrekte E-Rechnung müssen die erforderlichen Angaben vollständig sein und das Ergebnis geprüft beziehungsweise validiert werden.
Was bringt mir Professional zusätzlich?
Professional erweitert die Belegerkennung um Angebots- und Rechnungserstellung, Zahlungsverwaltung, Mahnwesen und weitere kaufmännische Funktionen in einer gemeinsamen Anwendung.
Invarexo kennenlernen
Weniger abtippen. Mehr kontrollieren.
Erkunden Sie, wie aus PDFs und Scans strukturierte Rechnungsdaten entstehen – mit lokaler Verarbeitung und optionaler KI-Unterstützung.